Disdik Kepri Terapkan Digitalisasi Arsip Keuangan Untuk Tingkatkan Transparansi dan Efisiensi

KEPRI (DISDIK)– Seiring perkembangan teknologi informasi, Dinas Pendidikan Provinsi Kepulauan Riau (Disdik Kepri) mulai menerapkan program  digitalisasi arsip keuangan. Langkah ini dinilai strategis untuk menjamin ketersediaan arsip yang cepat, akurat, dan mudah diakses, sekaligus memperkuat tata kelola pemerintahan yang transparan dan akuntabel.

Menurut  Desi Indriati, S.E., M.M., Arsiparis Ahli Madya Disdik Kepri, digitalisasi arsip keuangan bukan hanya soal memindai dokumen, melainkan juga mengelola data digital secara sistematis.

 “Program digitalisasi yang akan dilakukan adalah proses mengubah arsip fisik keuangan, seperti kontrak pekerjaan pengadaan barang maupun konstruksi, menjadi format digital yang terintegrasi. Dengan begitu, arsip lebih aman, mudah dikelola, dan efisien digunakan,” jelas Desi, Selasa (19/8/2025).

Implementasi digitalisasi dilakukan melalui nota dinas kepada PPTK (Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan). Setiap pengajuan pencairan dana kini wajib melampirkan soft file ringkasan kontrak pekerjaan.

Dokumen tersebut kemudian diterima dan dikelola oleh arsiparis atau tim keuangan untuk dilakukan autentikasi arsip, salah satunya dengan pemberian watermark pada dokumen hasil alih media. Setelah itu, arsip digital disimpan dalam  Google Drive yang sudah ditetapkan Disdik Kepri.

 “PPTK atau staf kegiatan bertugas melakukan alih media dokumen. Dokumen itu kemudian diunggah melalui Google Form khusus yang telah disiapkan,” tambah Desi.

Digitalisasi arsip keuangan ini akan menjadi syarat dalam proses pengajuan pencairan dana, sehingga setiap dokumen yang masuk sudah terdokumentasi secara digital sejak awal proses administrasi. Hal ini mencegah adanya kehilangan data sekaligus mempercepat proses verifikasi.

Disdik Kepri menegaskan komitmennya mendukung penuh digitalisasi arsip sebagai bagian dari transformasi birokrasi.

 “Transformasi ini tidak hanya mempercepat akses dan pemulihan data, tetapi juga memperkuat integrasi antarunit kerja. Dengan inovasi ini, kami ingin menjadikan digitalisasi arsip sebagai fondasi peningkatan kualitas layanan publik dan pengambilan keputusan berbasis data,” tegas Desi.

Dengan penerapan sistem ini, diharapkan pengelolaan arsip keuangan di lingkungan Disdik Kepri semakin tertib, efisien, dan mampu menjawab tantangan transparansi serta akuntabilitas dalam pelayanan publik (tim/din).